Verschärfte gesetzliche Rahmenbedingungen sowie die enorme Zunahme der geschäftsrelevanten E-Mail-Kommunikation machen die automatische und revisionssichere Archivierung von  E-Mails unerlässlich.

Rechtliche Grundlagen:

Nach wie vor sind sich viele Firmen in der Schweiz der Aufbewahrungspflicht von Emails nicht bewusst.E-Mails gelten heute genau wie jeder Geschäftsbrief als Dokument, wer sie vorschnell löscht, kann sich strafbar machen. Professionelles E-Mail-Management erspart dabei viel Ärger.

• Jede im Handelsregister eingetragene Firma, ist gesetzlich verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Dokumente während 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 962 OR)
• Schon seit 2002 existieren rechtliche Rahmenbedingungen für die revisionssichere Archivierung von E-Mails.
• Die Archivierung aller relevanten Dokumente muss revisionssicher sein.

Revisionssichere elektronisch Archivierung bedeutet unter anderem:

• Jedes Dokument muss nach Massgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäss aufbewahrt werden.
• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden

Das Management von E-Mails ist für Unternehmen nicht nur ein Sicherheitsthema, sondern auch eine wirtschaftliche und organisatorische Herausforderung.
Nur wenn es Unternehmen gelingt, alle Aspekte rund um die E-Mail-Archivierung zu berücksichtigen, können sie die Effizienz und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern und gleichzeitig für Rechtssicherheit sorgen.

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Durch den niedrigen Einstiegspreis und die integrierte Speichertechnologie werden zudem die Gesamtkosten auf niedrigstem Level gehalten.

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