E-mail Archivierung

Verschärfte gesetzliche Rahmenbedingungen sowie die enorme Zunahme der geschäftsrelevanten E-Mail-Kommunikation machen die automatische und revisionssichere Archivierung von E-Mails unerlässlich.

Rechtliche Grundlagen:

Nach wie vor sind sich viele Firmen in der Schweiz der Aufbewahrungspflicht von Emails nicht bewusst. E-Mails gelten heute genau wie jeder Geschäftsbrief als Dokument, wer sie vorschnell löscht, kann sich strafbar machen. Professionelles E-Mail-Management erspart dabei viel Ärger.

Jede im Handelsregister eingetragene Firma, ist gesetzlich verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Dokumente während 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 962 OR).
Schon seit 2002 existieren rechtliche Rahmenbedingungen für die revisionssichere Archivierung von E-Mails.
Die Archivierung aller relevanten Dokumente muss revisionssicher sein.

Revisionssichere elektronisch Archivierung bedeutet unter anderem:

Jedes Dokument muss nach Massgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäss aufbewahrt werden.
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

Das Management von E-Mails ist für Unternehmen nicht nur ein Sicherheitsthema, sondern auch eine wirtschaftliche und organisatorische Herausforderung.

Nur wenn es Unternehmen gelingt, alle Aspekte rund um die E-Mail-Archivierung zu berücksichtigen, können sie die Effizienz und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern und gleichzeitig für Rechtssicherheit sorgen.

Wir setzten eine tausendfach erprobte Software ein, welche einfach und schnell einsetzbar und dennoch, auch bei hohen Anforderungen, extrem wartungsarm und zuverlässig ist.
Durch den niedrigen Einstiegspreis und die integrierte Speichertechnologie werden zudem die Gesamtkosten auf niedrigstem Level gehalten.

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